Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee VoiceCareFinland-palvelukonseptin asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Seloste on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

REKISTERIN NIMI

VoiceCareFinland-palvelukonseptin asiakasrekisteri

  • Osarekisteri I: Äänenkäytön koulutuksen asiakasrekisteri
  • Osarekisteri II: Ääniterapia-asiakkaiden asiakasrekisteri

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

Puheterapeutti Sirpa Pirilä
Mallastie 2 as 23, 90520 OULU
p. 040 5538 500
puheterapeutti@sirpapirila.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Äänenkäytön koulutuksen suunnittelu ja toteutus sekä laskuttaminen/käteismaksu
Asiakassuhteen hoitaminen ja analysointi
Palveluiden tuottaminen, markkinointi ja asiakasviestintä
Liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu
Ääniterapia-asiakkaiden osalta tutkimuksen ja hoidon suunnittelu ja toteutus

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Osarekisteri I: Äänenkäytön koulutuksen asiakkaat

  • Asiakkaan nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tarpeelliset terveyteen liittyvät tiedot, harjoitteluohjeet, valokuvat, äänitteet, videot ja asiakaspalautteet

Osarekisteri II: Ääniterapia-asiakkaat

  • Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot
  • Tarvittaessa asiakkaan yhdyshenkilöiden/lähiomaisten sekä omalääkärin/omahoitajan yhteystiedot
  • Ääniterapian kannalta välttämättömät tutkimus-ja hoitotiedot
  • Ääniterapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvat, äänitteet ja videot
  • Mahdolliset maksusitoumustiedot
  • Terapioiden käyntikerrat, päivämäärät ja toteutuspaikat
  • Asiakaspalautteet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (EU:n tietosuoja-asetukset 2016/679, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§, 785/1992). Puheterapeutilla on salassapitovelvollisuus. Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin

REKISTERIN TIEDOTUSTAVAT

Palvelusopimuksemme sisältää kohdan, jossa kerrotaan VoiceCareFinland-palvelukonseptin asiakasrekisteristä. Tietosuojaseloste on nähtävillä yrityksen nettisivuilla www.voicecare.fi

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Osarekisteri I:   Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Päivitämme säännöllisesti henkilörekisteriämme.

Osarekisteri II: Dokumenttien säilytysaika on Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukainen. Pääsääntöisesti tietoja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa, niin 120 vuotta syntymästä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Osarekisteri I:  Asiakkaan ilmoittamat tiedot

Osarekisteri II:

  • Asiakkaan ilmoittamat tiedot
  • Alaikäisen asiakkaan huoltajan ilmoittamat tiedot
  • Tarvittaessa asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta, Kelasta sekä lähettäviltä ja hoitavilta tahoilta saadut tiedot
  • Tutkimuksen ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

  • Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen (Potilaslaki 785/1992/13§, muut 653/2000) tai asiakkaan tai alaikäisen asiakkaan huoltajan luvalla tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa noudattaen
  • Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä
  • Jatkohoitotilanteessa tietoja voidaan luovuttaa potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle/ammattihenkilölle
  • Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lakisäännöksen perusteella tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle
  • Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

  • Asiakasrekisteri on manuaalinen ja muodostuu paperisista ja sähköisistä dokumenteista
  • Paperiset aineistot säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, joihin vain VoiceCareFinlandin puheterapeuteilla on pääsy
  • Sähköinen aineisto on suojattu salasanoin ja siihen on pääsy vain VoiceCareFinlandin puheterapeuteilla
  • Varmuuskopiointi tehdään toiselle ulkoiselle kovalevylle, eikä mitään tietoja talleteta pilvipalveluihin
  • Muistitikut ja ulkoiset kovalevyt säilytetään lukollisessa arkistokaapissa
  • Rekisterinpitäjä on laatinut tietosuoja-asetuksen mukaisen kirjallisen tietojenkäsittelysopimuksen kirjanpitoon ja laskutukseen liittyvien henkilötietojen käsittelystä tilitoimiston kanssa

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

  • Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajaamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteutuminen
  • Asiakasrekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§)
  • Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat tiedot kirjallisena
  • Tarkastuspyyntö esitetään kirjallisena rekisterinpitäjälle: puheterapeutti Sirpa Pirilä
    • Kerro pyynnössä
      • nimesi
      • yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero)
      • mitkä tiedot haluat tarkastaa
      • haluatko tarkastaa kaikki tietosi vai tiedot tietyltä ajanjaksolta
      • missä muodossa haluat tiedot
    • Lisätietoja osoitteessa https://tietosuoja.fi/kun-haluat-tarkastaa-tietosi
  • Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteutuminen
  • Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle: puheterapeutti Sirpa Pirilä
    • Kerro pyynnössä
      • nimesi
      • yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero)
      • oikaistava tieto sanatarkasti
      • ehdottamasi muutos sanatarkasti
      • perustelut ehdottamillesi muutoksille
    • Lisätietoja osoitteessa https://tietosuoja.fi/kun-haluat-oikaista-tietojasi

TIETOTURVALOUKKAUKSESTA ILMOITTAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Tietoturvaloukkauksesta on ilmoitettava myös toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta.